Пошаговая подготовка внутреннего документа.

В статье «Регламент проверки контрагента в компании» мы рассматривали причины, по которым этот документ важно разработать. От выбора надежных партнеров зависит стабильность бизнеса. Регламент позволит сделать процедуру оценки потенциальных партнеров более безопасной и исключить риски. Например, так можно предотвратить дебиторскую задолженность, если на регулярной основе проверять наличие ресурсов контрагента для исполнения договора.

В этой статье рассмотрим поэтапное составление Положения о проверке контрагентов.

1. Описать критерии, по которым определяется необходимость и объем исследования.

Проверка контрагента связана с суммой договора. Чем больше сумма, тем детальнее должна быть проверка.
Партнеров можно сгруппировать и установить уровни проверки: ● Партнеры 1-го уровня, упрощенная проверка – сумма заключенного контракта до 500 тыс. рублей.

● Партнеры 2-го уровня, стандартная проверка – сумма контракта от 501 тыс. рублей до 1 млн рублей.

● Партнеры 3-го уровня, углубленная проверка – сумма контракта более 1 млн рублей.

Также важно учитывать масштаб сотрудничества – разовая сделка или длительный контракт. Если компания планирует приобретать, например, хозяйственные принадлежности, то можно ограничиться минимальной оценкой. Если намечается совместный крупный проект или закупка у контрагента большой партии товаров с предоплатой, то имеет смысл провести углубленную проверку.

2. Назначить ответственных за сбор информации и проведение анализа.

Это может быть целый отдел или отдельный сотрудник.

3. Указать источники информации, используемые для оценки.

Самые популярные открытые источники: сервисы ФНС, картотека арбитражных дел, реестр ЕФРСБ со сведениями о банкротстве, реестр недобросовестных поставщиков.

Можно использовать агрегаторы, собирающие огромное количество открытых данных в одном окне, на основании которых проверка данных и выявление рисков проводится быстро и исключает фактор человеческой ошибки.
В Положении необходимо указать источники или сервис, из которых ответственное лицо обязано собирать данные.

4. Описать перечень сведений и документов, которые необходимо запросить у контрагента.

Базовый объем документации:

- Учредительные документы (устав, приказ о назначении директора, протокол участников собрания и т.д.)

Свидетельства ИНН и ОГРН

Доверенность, подтверждающая полномочия подписанта

Бухгалтерская отчетность

Документы, подтверждающие права организации на юридический и фактический адреса

Документы, подтверждающие численность и квалификацию персонала

Партнеры могут отказывать в предоставлении запрашиваемой информации. Однако важно получить данные о тех ресурсах и сотрудниках, которые будут взаимодействовать при выполнении договора.

При сборе сведений о деловом партнере необходимо учитывать требования ФЗ №152 “О персональных данных” и ФЗ №98 “О коммерческой тайне”. Конфиденциальная информация должна храниться в особом режиме, чтобы исключить утечку.

5. Указать порядок анализа и способ фиксации его результатов.

Это может быть отчет, который сотрудник будет составлять самостоятельно по инструкции компании или использовать отчеты автоматизированных сервисов по проверке контрагента.

Например, в сервисе Seldon.Basis есть три отчета: “Досье кратко”, “Экспресс-проверка”, “Выписка подробно”. Выбор отчета зависит от глубины проверки и типа взаимоотношений с контрагентом. Отчеты будут дополнять единое досье на контрагента, которые формирует сотрудник компании.

6. Описать сроки проведения анализа.

В зависимости от глубины проверки это может занять от 1 до 5 дней.

7. Назначить ответственных за принятие решения по итогам проверки.

В Положении зафиксировать необходимость сохранения информации о тех компаниях, которые не прошли проверку. Соответственно, в их отношении было принято решение об отказе в сотрудничестве.

8. Установить периодичность повторной проверки контрагентов по действующим договорам.

Например, один раз в год или только в момент пролонгации сделки.

Готовую инструкцию нужно внедрить в работу компании и проинформировать сотрудников, издав приказ о проверке контрагентов и официально ознакомив с ее положениями.

Важно учесть, что унифицированного образца регламента проверки контрагента не существует. Каждая компания определяет содержание самостоятельно. Положение может защитить от взаимодействия с фиктивными деловыми партнерами, стандартизировать работу сотрудников вашей компании при выборе нового поставщика или заказчика, а также минимизировать человеческий фактор.